Häufig gestellte Fragen

24. August 2022
|In Allgemein
|Von Volker Diermann

Welche Mehrwerte bietet die digitale Rechnungsverarbeitung mit iflow?

Sparen von Zeit und Aufwand

Nach einer Studie von APQC aus 2019 beträgt die Durchlaufzeit der Rechnungsverarbeitung 15 Tage. Dieses liegt vor allem an der mangelnden Digitalisierung, der Verarbeitungsprozesse und der geringen Systemunterstützung in der Rechnungsprüfung selbst.

Mit iflow digitalisieren und automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung. Rechnungsinformationen werden über intelligente Mechanismen ausgelesen und in definierte Prüfpozesse übergeben. Hierbei ist die Parallelisierung der Prüfung der „Turbo“ in der Verarbeitung. Clevere Mechanismen zur Urlaubsvertretung und die Konsultation von „ad-hoc“-Prüfern, die situativ hinzugezogen werden können reduzieren die Durchlaufzeit einer Rechnung auf das Mindeste.

 

Sichern von Skonto

Das iflow Dashboard und der regelmäßige optionale Versand von Statusinformationen per Mail informiert bis wann, was zu bearbeiten ist, um kein Skonto mehr zu verpassen.

 

Schnelle Recherche durch Digitale Archivierung

Alle Rechnungen und optional auch Lieferscheine und Verträge werden digital und revisionssicher archiviert. Eine leistungsstarke Recherche über Belegeigenschaften ergänzt und eine Volltextsuche erleichtern die Suche.

 

Nachvollziehbarkeit – Audit ohne Aufwand

Jede mit einem Beleg in Verbindung stehende Aktivität wird im Audittrail gespeichert und kann als PDF-Dokument exportiert werden. Anfragen von Prüfern können damit innerhalb kürzester Zeit bedient werden.

 

Über welche Kanäle werden Rechnungen in iflow importiert?

Neben dem manuellen Upload von Dokumenten, können diese auch automatisch aus eingehenden E-Mails extrahiert oder mittels GetMyInvoices oder Invoicefetcher® aus verschiedensten Portalen, u.a. Amazon, abgerufen und automatisch in iflow importiert werden.

Wie funktioniert das automatisierte Auslesen von Rechnungsinformationen?

Dank modernster Texterkennung und intelligenter Verfahren, liest iflow relevante Rechnungsdaten zur Vorkontierung aus, um manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.

Wie erfolgt die Rechnungsprüfung und Freigabe?

Durch intelligent einzustellende Verteiler werden auch komplexe Prüfszenarien einfach abgebildet. Urlaubsvertretungen, paralleles Prüfen, Konsultieren „externer Adhoc-Prüfer“, optionale separate Zahlungsfreigabe und Erinnerungs-Mails inklusive.

Jede Prüfung und Freigabe kann zu jeder Zeit und an jedem Ort erfolgen. Selbstverständlich auch auf mobilen Endgeräten.

Welche Schnittstellen existieren im Standard?

Sämtliche Belegdaten werden einfach und per Schnittstellen an DATEV oder Dynamics 365 Business Central exportiert. Abhängig von der Schnittstelle auch inkl. Belegbilder und Prüfverlauf.

Wie lange dauert die Inbetriebnahme?

Je nach gewünschten Umfang und Anbindung an bestehender Systeme liegt die Zeit bis zur „schlüsselfertigen Inbetriebnahme“ im Bereich von einer geringen Anzahl an Stunden bis zu wenigen Tagen bei komplexeren Anforderungen.